Ci sono domande di cultura generale e domande di attualità politica.
Qual è la capitale dell’Italia? — Roma.
Quanti ministeri ha la Spagna? — Aspetta, controllo.
Non sia mai che questa mattina ci sia stato un rimpasto di governo, che un piccolo partito della coalizione abbia chiesto un altro dicastero o che qualcuno abbia scoperto di non essere ancora ministro dopo tanti anni, nonostante lo meriti moltissimo.
In Spagna, per sapere quanti ministeri esistono bisogna consultare informazioni aggiornate. Non basta avere studiato. Non basta nemmeno averlo fatto ieri.
Un ministero può scomparire, fondersi con un altro, dividersi in due o risorgere con un nome leggermente diverso. Una segreteria di Stato può essere promossa a ministero e una direzione generale può diventare una segreteria di Stato. A volte si aggiunge una parola. A volte se ne elimina una. A volte se ne inseriscono talmente tante che il nome del dicastero finisce per sembrare il riassunto di un programma elettorale.
Riorganizzare l’Amministrazione non è necessariamente una stupidaggine. Le società cambiano, emergono nuove esigenze e alcune competenze acquistano un’importanza che prima non avevano. Sarebbe assurdo conservare per sempre una struttura concepita per un Paese che non esiste più.
La stupidaggine comincia quando l’organigramma smette di essere uno strumento al servizio dell’Amministrazione e diventa la pianta dei tavoli di un matrimonio.
Questo partito ha bisogno di tre sedie.
Quel dirigente vuole sedersi vicino al tavolo d’onore.
Quell’altro non accetta di rimanere accanto alla porta.
Nessun problema. Dove prima c’era un ministero, adesso ce ne saranno due. Moltiplichiamo i dicasteri come i pani e i pesci. Uno per te, un altro per il tuo alleato e, se la trattativa si complica, potremo sempre creare il Ministero delle Questioni importanti, delle Sfide urgenti e degli Equilibri della coalizione.
Tutti contenti.
Be’, tutti tranne l’Amministrazione.
Vista da fuori, la creazione di un ministero può sembrare un’operazione semplice. Se ne annuncia il nome, si nomina una persona, si sostituisce una targa e si apre un account sui social network. Ecco fatto: abbiamo un ministero.
Ma un ministero non è un ministro.
E non è nemmeno un edificio, un logo o un account ufficiale con una bandiera accanto al nome.
Un ministero è un’organizzazione composta da migliaia di persone, competenze, procedure, bilanci, contratti, applicazioni informatiche, archivi, banche dati, organi direttivi e anni di conoscenze accumulate.
Non lo si divide tracciando una linea su un foglio.
Quando un ministero viene separato in due, qualcuno deve decidere quali dipendenti passano all’uno e quali all’altro, chi conserva i fascicoli, come vengono ripartiti i bilanci, quale organo assume ciascuna competenza, quali applicazioni continuerà a utilizzare ogni dicastero e chi sarà responsabile dei contratti già in corso.
Bisogna inoltre separare autorizzazioni, profili di accesso, inventari, portali telematici, servizi al cittadino, sistemi di firma, archivi, siti web e banche dati. Mentre accade tutto questo, l’Amministrazione deve continuare a funzionare come se non la stessero smontando dall’interno.
Il cittadino non può aspettare sei mesi perché nessuno ha ancora deciso a quale ministero appartenga la sua pratica.
Un’impresa non può smettere di ricevere un contributo perché la direzione generale che lo gestiva ha cambiato nome, struttura di appartenenza o edificio.
Il funzionario non può rispondere:
—Mi dispiace, in questo momento la sua pratica si trova tra due ministeri. Torni quando il trasloco sarà terminato.
Anche se, a volte, è esattamente ciò che sta accadendo.
La stessa normativa che riorganizza i dicasteri deve prevedere periodi transitori durante i quali i vecchi servizi continuino a lavorare per i nuovi ministeri. È logico: un ministero può nascere giuridicamente in un giorno, ma impiega molto più tempo per istituire i propri organi, distribuire il personale e assumere il controllo dei sistemi tecnici.
Nasce con un nome, ma ancora senza sistema nervoso.
Ogni ministero deve inoltre disporre di una sottosegreteria. Può sembrare l’ennesima denominazione burocratica, ma è la struttura che sostiene gran parte del funzionamento quotidiano del dicastero. Da essa dipendono questioni come le risorse umane, l’organizzazione interna, i bilanci, i mezzi materiali, la consulenza giuridica e la pianificazione dei sistemi informativi.
Se creiamo un ministero, dobbiamo dotarlo di tutta questa macchina.
Se ne dividiamo uno, dobbiamo decidere come dividere anche la sua macchina.
E se ne fondiamo due, compaiono duplicazioni che non spariscono magicamente quando si pubblica un decreto reale nella Gazzetta ufficiale spagnola, il BOE.
All’improvviso esistono due strutture del personale, due modi di lavorare, due gruppi di applicazioni e due squadre abituate a risolvere gli stessi problemi in maniera diversa. Qualcuno dovrà decidere quale rimane, quale viene trasformata e che cosa accadrà a chi svolge quelle funzioni da anni.
Sulla carta si ridistribuiscono gli «organici».
Nella realtà si trasferiscono persone.
Persone che conoscono una materia, determinate procedure e certe applicazioni perché lavorano con esse da anni. Funzionari che sanno quale eccezione si applichi a una pratica insolita, a chi bisogna rivolgersi quando sorge un problema e perché un procedimento sia stato concepito in un determinato modo.
Queste conoscenze non compaiono sempre nei manuali.
A volte esistono soltanto nella testa di una persona che si occupa di un argomento da quindici anni e che adesso verrà trasferita a un altro posto perché, dopo la fusione, ci sono due funzionari responsabili di qualcosa che può avere un solo responsabile.
La persona scelta rimane.
L’altra porta la propria esperienza in un dicastero nel quale potrebbe non servirle a nulla.
Al suo posto può rimanere una persona perfettamente preparata, ma che non conosce quella materia specifica. Dovrà impararla. Commetterà errori. Avrà bisogno di tempo. Chiederà aiuto alla persona che se n’è andata, se riuscirà ancora a rintracciarla e se questa non sarà troppo impegnata nel tentativo di comprendere il proprio nuovo lavoro.
L’Amministrazione avrà ottenuto qualcosa di straordinario: due bravi funzionari impegnati a imparare compiti che prima già padroneggiavano.
L’informatica merita un capitolo a parte.
Ogni dicastero utilizza applicazioni, reti, banche dati e procedure adattate alle proprie competenze. Separare o fondere questi sistemi può richiedere migrazioni, nuovi sviluppi, modifiche delle autorizzazioni e dei contratti e mesi di coordinamento.
Ciò che da un ufficio politico consiste nello spostare un rettangolo all’interno di un organigramma può trasformarsi, per un gruppo informatico, in un incubo lungo diversi anni.
Naturalmente, la norma può dichiarare che la riorganizzazione non comporterà un aumento della spesa pubblica.
Il BOE accetta molte cose.
Ciò che non può fare è decretare che migliaia di ore di lavoro non siano mai esistite.
Il costo della creazione di un ministero non si limita allo stipendio di chi lo dirige, ai suoi consulenti, al suo gabinetto, alle sue auto o alle sue fotografie istituzionali. Il costo più grave può essere il tempo durante il quale centinaia o migliaia di dipendenti pubblici smettono di migliorare i servizi perché sono impegnati a riorganizzarli.
È tempo che non viene dedicato a semplificare le procedure, correggere gli errori, aggiornare le applicazioni o assistere i cittadini.
È produttività perduta.
È conoscenza sprecata.
È un’Amministrazione condannata a ricostruirsi continuamente invece di perfezionarsi.
Il cittadino vede raramente l’origine del problema. Si accorge soltanto che la sua pratica è in ritardo, che due enti si contraddicono, che un’applicazione non funziona o che nessuno sa con certezza quale dicastero sia competente.
Poi dà la colpa al funzionario che risponde al telefono.
Nel frattempo, il responsabile politico che ha deciso di riorganizzare tre ministeri per far quadrare una trattativa è già in televisione ad annunciare una nuova trasformazione storica.
Esiste un’alternativa?
Sì: concordare una struttura fondamentale, ragionevole e stabile per l’Amministrazione generale dello Stato.
Ho detto «concordare».
Lo so, sembra fantascienza.
I principali partiti potrebbero trovare un accordo su una distribuzione dei ministeri concepita secondo criteri amministrativi e mantenuta durante le alternanze politiche. Un governo potrebbe modificare priorità, bilanci e politiche senza dover smontare la struttura incaricata di attuarle.
Perché governare in modo diverso non richiede necessariamente di chiamare in modo diverso tutti gli edifici.
Questa organizzazione non dovrebbe essere immutabile. Potrebbero emergere nuove realtà tali da giustificare una modifica. L’intelligenza artificiale, per esempio, potrebbe richiedere una segreteria di Stato incaricata di coordinare l’azione di diversi ministeri. In altri casi sarebbe sufficiente creare una direzione generale o attribuire nuove competenze a una già esistente.
Ma ogni nuovo problema non ha bisogno di un ministero tutto suo.
Elevare una materia all’interno della gerarchia amministrativa dovrebbe dipendere dalla sua complessità, dal volume di attività che genera e dalla sua importanza per il Paese, non dalla necessità di trovare un dicastero per qualcuno.
Le modifiche più importanti dovrebbero essere accompagnate da una giustificazione pubblica: quale problema organizzativo intendano risolvere, quanto costerà la transizione, come verrà distribuito il personale, quali sistemi informatici saranno interessati e quale miglioramento concreto si preveda di ottenere.
E, dopo qualche tempo, qualcuno dovrebbe verificare se quel miglioramento si è realmente prodotto.
Se la riorganizzazione non aumenta l’efficacia, non riduce i costi, non semplifica le procedure e non migliora il servizio ai cittadini, forse non è mai stata una riorganizzazione amministrativa.
Forse era soltanto decorazione politica.
I ministeri appartengono allo Stato, non al governo che li occupa temporaneamente. La loro struttura dovrebbe rispondere alle esigenze durature del Paese, non agli equilibri passeggeri di una coalizione, alle amicizie di un presidente o alle ambizioni professionali di chi considera troppo piccola per sé una segreteria di Stato.
Un ministero non dovrebbe essere un premio.
E nemmeno una compensazione.
Tanto meno una sedia costruita quando non rimangono abbastanza sedie per tutti.
Cambiare una targa è facile.
Far funzionare bene un’Amministrazione richiede decenni di stabilità, esperienza e miglioramento continuo.
Per questo, quando la risposta alla domanda «Quanti ministeri ha la Spagna?» dipende dalla settimana in cui viene formulata, forse il problema non è che i cittadini non conoscano l’organigramma.
Forse il problema è che nemmeno chi lo progetta sa a che cosa serva.
